พื้นที่ทำงานเอกสารและบัญชี
สำหรับธุรกิจและคนทำบัญชี

เริ่มจากคู่มือและเช็กลิสต์ฟรีบนเว็บไซต์ได้เลย หากต้องการใช้พื้นที่ทำงาน ให้สมัครและแจ้งรูปแบบทีมกับ Firmspace เพื่อจัดพื้นที่และสิทธิ์ที่เหมาะสม ปัจจุบันยังไม่มีการเปิดพื้นที่บริษัทอัตโนมัติหลังสมัคร

Firmspace เป็นพื้นที่ทำงานเอกสารและบัญชีสำหรับธุรกิจและคนทำบัญชี ตั้งแต่รวบรวมเอกสาร ให้ AI ช่วยอ่าน คนตรวจและจัดข้อมูล จนถึงเตรียมไฟล์ส่งต่อ ส่วนคลังความรู้และเช็กลิสต์เปิดให้ทุกคนใช้โดยไม่ต้องสมัคร พื้นที่ทำงานจริงเปิดตามสิทธิ์หลังทีมตรวจสอบ และไม่ได้แทนโปรแกรมบัญชีปลายทาง

โดยทั่วไปคือใบกำกับภาษีซื้อ ใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ สลิปโอนเงินและค่าใช้จ่ายอื่น รายการเดินบัญชีธนาคาร เอกสารเงินเดือนและประกันสังคม รวมถึงหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย สำนักงานเปิดรอบงานพร้อมรายการที่ต้องส่งไว้ให้ ลูกค้าจึงเห็นว่าเดือนนี้ยังขาดอะไรโดยไม่ต้องถามกันทีละครั้ง

ได้ ผ่านเว็บไซต์ Firmspace โดยเลือกรอบงานของบริษัทแล้วอัปโหลดไฟล์หรือถ่ายรูปเอกสาร ลูกค้าเห็นรายการที่ต้องส่งและติดตามสถานะในรอบเดียวกัน ไม่ต้องติดตั้งแอปมือถือแยก

ระบบช่วยอ่านวันที่ เลขที่เอกสาร ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่ค้า ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ยอดรวม และรายการสินค้า เพื่อลดการพิมพ์ซ้ำ นักบัญชียังต้องตรวจเทียบกับต้นฉบับ แก้ไข และยืนยันก่อนข้อมูลจะถูกใช้ต่อ ผลอ่านของ AI ไม่ใช่การรับรองความถูกต้องทางบัญชี

มีชุดกฎตรวจที่ทำงานทุกครั้งก่อนยืนยัน เช่น ตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักด้วยเลขตรวจสอบ ตรวจว่ายอดก่อนภาษีบวกภาษีเท่ากับยอดรวม ตรวจว่าผลรวมรายการตรงกับยอดบนเอกสาร และเตือนเมื่อเอกสารอาจถูกส่งซ้ำ รายการที่ไม่ผ่านจะเข้าคิวให้คนตัดสิน ไม่ถูกปล่อยผ่านเงียบ ๆ

ระบบจัดทำร่างสมุดรายวันให้ โดยจับคู่รหัสบัญชีตามผังบัญชีของแต่ละบริษัท แล้วกางเป็นคู่เดบิตเครดิตพร้อมบัญชีภาษีซื้อภาษีขายและบัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้ ยอดสองข้างเท่ากันเสมอ แต่ Firmspace ไม่ได้เก็บบัญชีแยกประเภท ไม่ออกงบทดลองหรืองบการเงิน และไม่ยื่นภาษี การบันทึกจริงยังอยู่ที่โปรแกรมบัญชีของสำนักงาน

ได้ สำนักงานนำเข้าผังบัญชีของตัวเองเป็นไฟล์ แล้วกำหนดให้แต่ละบริษัทลูกค้าใช้ผังที่เหมาะกับธุรกิจนั้น จากนั้นตั้งกฎจับคู่ เช่น ค่าไฟให้เข้าค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่าให้เข้าค่าเช่าสำนักงาน กฎจะทำงานกับเอกสารใบถัดไปโดยอัตโนมัติ และทุกรหัสบัญชีที่ระบบเลือกจะบอกได้ว่ามาจากกฎข้อไหน

สำนักงานสร้างต้นแบบส่งออกและจับคู่ข้อมูลให้ตรงกับรูปแบบที่โปรแกรมปลายทางรับ เลือกต้นแบบ ตรวจรายการและยอดรวม แล้วสร้างไฟล์นำเข้าเป็น .xlsx หรือ .csv แต่ละต้นแบบต้องตรวจและทดลองกับปลายทางก่อนใช้จริง การดาวน์โหลดไฟล์ยังไม่ใช่การยืนยันว่านำเข้าสำเร็จ

โปรแกรมบัญชีแบบติดตั้งบนเครื่องหลายตัวไม่มีช่องทางนำเข้าไฟล์ Firmspace Desktop จึงเปิดชุดคีย์จากระบบแล้วพิมพ์รายการเข้าโปรแกรมนั้นแทนคนทีละใบ พร้อมหยุดเองเมื่อโปรแกรมปลายทางทักท้วง ตอนนี้เปิดใช้ได้ในโหมดตรวจไฟล์และสาธิต ส่วนการคีย์จริงยังต้องทดสอบบนเครื่องและบริษัททดลองก่อน และไม่ใช่การเชื่อมต่อที่รับรองโดยผู้ผลิตโปรแกรมปลายทาง

ลูกค้าเห็นเฉพาะรอบงานของบริษัทตัวเอง สำนักงานเห็นเฉพาะลูกค้าที่ตัวเองดูแล การเข้าถึงแยกตามสำนักงานและบทบาททุกคำขอ ไฟล์ถูกสแกนไวรัสก่อนจัดเก็บ และทุกการยืนยัน การแก้ไข และการส่งออกถูกบันทึกไว้ว่าใครทำเมื่อไร

คลังความรู้และเช็กลิสต์ใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องสมัคร ส่วนบัญชีสำหรับพื้นที่ทำงานจะรอทีม Firmspace ตรวจสอบรูปแบบงานและกำหนดบริษัทกับสิทธิ์ก่อน จากนั้นจึงเริ่มส่งเอกสารหรือจัดการรอบงานได้